J’ai pu remarqué lors de mes interventions que la fiabilité des données saisies dans un logiciel de gestion est un sujet récurrent. En effet, si les données ne sont pas fiables, on ne pourra en tirer d’analyses cohérentes et l’intérêt du logiciel en perd beaucoup. Au contraire si les données sont fiables et propres, on en tirera les avantages promis de l’ERP : indicateurs précis, prises de décision plus faciles, automatisation des processus, amélioration de la productivité, etc..
A l’opposé, on trouve les tableurs, solution très flexible, mais qui n’impose pas ou peu de contrôles sur les données et n’est pas très pérenne.
L’ERP en soit est un outil qui doit permettre d’améliorer la fiabilité des données. Les données doivent en effet respecter des règles de formatage et les règles de gestion. C’est dès la conception du projet, qu’il faudra mettre à plat les processus et les transcrire dans l’outil logiciel. On décidera en équipe (chef de projet, utilisateurs clé, intégrateur) précisément ce qui doit être saisi et dans quel champ. Cela doit se faire avec un expert de l’outil en question pour être bien au fait des possibilités.
Faut il indiquer les éléments dans la description d’un article ? Ou au contraire dans des champs spécifiques (référence, marque, caractéristiques) ?
Quels rapports de gestion souhaite t on en tirer ?
Généralement « Ce n’est pas celui ou celle qui saisit qui exploite ». Il est donc important de former à la saisie et d’informer sur l’utilité de leurs données, les utilisateurs, en aval des analyses.
Les formations devront servir à intégrer et diffuser ces procédures. Les droits utilisateurs doivent permettre de garantir que seules les personnes formées, accèdent aux données qu’elles maîtrisent. Ceci afin de limiter le risque d’erreur et de données non fiables.
Arrêt demandé (Depuis le Vercors et vue sur Grenoble)
Quand on constate des écarts, il faut remonter à l’origine et y remédier (formations supplémentaires, clarification des procédures). Il faut imaginer qu’un logiciel vit et il faut être capable de répondre régulièrement à ces questions dans un cadre d’amélioration continue.
Que faut il faire en cas de dysfonctionnements constatés ?
A qui remonter l’information ?
Comment identifier la source du problème (Règle des 5 pourquois) ?
Singes de la sagesse (Devanture à Lyon)
Et on pourra étudier le meilleur moyen de corriger les éléments :
Il est possible de venir modifier les données « au fil de l’eau » lorsqu’on constate les erreurs.
On peut aussi recourir à des méthodes de modifications en masse, par exemple via un export puis réimport.
Parfois, les logiciels contiennent des outils pour nettoyer les données (clients ou fournisseurs inactifs, stocks dormants, éléments de liste à épurer, ..). D’autres fois c’est la DSI interne qui crée les outils adéquats, comme des requêtes SQL.
On profitera également d‘un changement de logiciel pour nettoyer les données.
Bref, cette fiabilité doit donc être au cœur de la conception du projet et de l’amélioration continue, pour progresser, dans cette aventure humaine, marche après marche.
